Библиотекари хорошо знают: значительная часть рабочего дня уходит не на работу с посетителями, а на ведение документации. Учётные журналы, таблицы и периодические расчёты требуют немало внимания. Когда нет читателей и мероприятий, начинается кропотливая работа: сведение записей, подсчёт посещений и книговыдачи, проверка каждой цифры. Для подготовки общего отчёта по нашей библиотечной системе мы собирали сведения из филиалов, отделов и пунктов выдачи, перепроверяли их и складывали сотни чисел. Такая работа занимала несколько дней, причём даже одна случайная ошибка могла заставить пересчитывать всё заново.
Именно желание решить эту проблему привело меня к созданию программы «Библиодневник». Мне хотелось найти способ сократить время, которое коллеги тратят на подсчёты. Я хотел, чтобы всю арифметику выполнял компьютер, а библиотекарь мог больше внимания уделять читателям. Решением должен был стать простой электронный инструмент, который соберёт библиотечные записи в одном месте. С 2017 года инструмент постепенно совершенствовался: его внедряли, испытывали и обновляли, пока он не превратился в полноценное приложение.
В основе «Библиодневника» лежат основные разделы библиотечного учёта, согласованные со структурой отчётности 6-НК. Привычные графы теперь находятся на экране, поэтому заполнять их не труднее, чем бумажные формы. Считать итоговые значения вручную больше не требуется.
В первом разделе собираются сведения о читателях и посещениях. Читатели распределяются по возрастным группам — дети, молодёжь, взрослые и пенсионеры; отдельно учитываются люди с ограниченными возможностями здоровья. Учитывается и формат обслуживания — выдача книг, посещение читального зала, работа на выезде или удалённое обращение. Следующий раздел содержит сведения о книговыдаче на бумажных и электронных носителях, справках и консультациях. Данные о занятиях и количестве их участников собираются в третьем разделе с разделением на бесплатные и платные. В последнем, четвёртом разделе учитывается массовая работа библиотеки, включая встречи, выставки и праздничные события. В карточке мероприятия отражаются место, посещаемость, наличие платы и условия участия людей с ограниченными возможностями здоровья. Особенно важные мероприятия допускается выделять и снабжать пояснениями.
Главное достоинство «Библиодневника» для меня — автоматические расчёты. Сотруднику не приходится вручную подводить ежедневные, месячные, квартальные и годовые итоги. Сводный отчёт по филиалам библиотечной системы создаётся одним нажатием кнопки. Это позволяет руководству видеть показатели каждого подразделения рядом и сравнивать их между собой. Работа, на которую раньше уходили целые дни, сейчас занимает всего несколько минут. При необходимости готовый отчёт можно выгрузить в обычную таблицу без повторного ручного ввода. Одновременно исчезает риск арифметических ошибок при суммировании: программа не устаёт, а итоги согласуются между собой.
Есть и ещё одно важное преимущество — сохранность данных. Благодаря защищённому облачному хранению записи доступны на разных рабочих местах. Сотрудники нескольких филиалов могут вносить данные одновременно, не опасаясь потерять результаты работы друг друга. Система поддерживает актуальность сведений по каждому филиалу и фиксирует, кто и когда вносил изменения. Если возникает вопрос, историю изменений можно проверить. Ежемесячное резервное копирование защищает сведения на случай неполадок с компьютером. Для установки «Библиодневника» на стационарный компьютер либо ноутбук достаточно нескольких минут; обновления происходят автоматически, а сложного обучения не нужно. Наши коллеги разных возрастов быстро освоили новый инструмент, и теперь представить работу библиотечной системы без него сложно.
За время использования программа доказала свою эффективность в повседневной работе. Подготовка отчётов стала в несколько раз быстрее, а сведения о филиалах теперь всегда доступны. Теперь можно оценивать работу библиотечной системы целиком: и по числу читателей, и по событиям, которые проводились в филиалах. Самым значимым результатом я считаю высвободившееся время для общения с людьми, работы с книгами и проведения встреч. Программа постепенно совершенствуется благодаря обратной связи от библиотекарей и новым возможностям. Я уверен, что впереди ещё много полезных изменений. Для тех, кто заинтересуется подобным подходом к библиотечному учёту, оставляю ссылку для ознакомления.
Я рад, что результат моей работы приносит коллегам реальную пользу. Настоящая задача цифровых инструментов — не заменить сотрудника, а убрать лишнюю рутину из его рабочего дня. В библиотеке это прежде всего живое общение, внимание к каждому читателю и любовь к книге.